Fotografen Management Software im Vergleich
Dieser Blogbeitrag richtet sich an Fotografen die ebenfalls wie ich auf der Suche nach der passenden Fotografen Management Software sind. Ich habe schon die verschiedensten Software für Fotostudios und Anbieter getestet und versuche jedes Jahr meinen Foto Workflow ein Stückchen mehr zu optimieren.
Warum? Weil die Arbeit und die Aufträge einfach immer mehr werden und wenn ich die Verwaltung ein bisschen vereinfachen kann, habe ich wieder mehr Zeit für mich oder andere Dinge.
Vielleicht kennst du das ja? Bei Hochzeiten wo die Anfragen nach und nach mehr werden. Anfangs behält man noch gut den Überblick, aber später wenn sich die Anfragen häufen und man im Sommer an Samstagen Bauchweh bekommt, weil man sich nicht sicher ist ob man nicht doch eine Hochzeit hat… Hach ja das wäre wirklich mein Albtraum!
Aber gut nun lass uns loslegen wie ich meinen Business-Alltag manage!
Es gibt ja wahnsinnig viele Anbieter für CSM Programme. Aber ich finde für mich als “kleinen” Selbständigen Einzelkämpfer waren sie relativ unpassend. Ich war auf der Suche nach einem Programm wo ich meine Kundenkartei als Fotograf verwalten kann. Also so eine Art Fotografen Management Software. Ich habe drei Softwaren in den letzten fünf Jahren ausprobiert: Pixifi, Studio Ninja und Kreativ.Management. Final hab ich mich für Kreativ.Management entschieden.
Pixifi – umfangreiche, englische Verwaltungssoftware
Als erstes hatte ich einige Jahre das Programm Pixifi. Es ist ein amerikanischer Anbieter mit monatlichen Fixkosten. Es wurde ständig weiterentwickelt und passte für mich und die Kundenanfragen echt super. Ich hatte meine Auftragsverwaltung als Fotografin endlich besser im Griff.
Leider gelang es dem Anbieter nie, so richtige Rechnungen für meine Buchhaltung auszustellen, was natürlich immer fürs Finanzamt ein bisschen doof ist. Außerdem konnte ich viele der angebotenen Funktionen wie zb Rechnungen schreiben, nicht nutzen. Weil die Steuer, die Währung oder sonstiges nicht übereinstimmte. Das die Software an sich englisch war, störte mich nicht. Allerdings war sie auch nach außen hin englisch, also wenn ich meine Brautpaaren einen Fragenkatalog sendete, stand da “submit” anstatt von bestätigen oder absenden.
Das gleiche galt für den Buchungsantrag und das wirkt nach außen hin halt sehr unseriös. Alles in allem fand ich das Programm für den Anfang gut, die Auswahl von Verwaltungssoftwaren für Fotografen war einfach nicht sonderlich groß damals am Markt. Da ich nur circa 40% der Software nutzen konnte und mir dafür der Preis zu hoch war, wollte ich eine passendere Lösung für mich finden.
Studio Ninja – Schönes Design, Support mühsam
Ich hab mir ebenfalls auch das Programm Studio Ninja angeschaut. Das ist ein Programm aus Australien und richtet sich ebenfalls an Fotografen. Auch hier ist die Software leider auf Englisch – was mich nicht stört, aber doch für viele ein Problem darstellen kann. Das heißt auch, dass der gesamte Support und die Erklärungen alle auf Englisch sind. Was auch zu erwähnen ist, dieses Programm hab ich nicht so ausführlich wie die anderen beiden Programme getestet. Mag sein, dass ich etwas zu wenig Zeit hier reingesteckt habe, aber nachdem ich Kreativ.Management gefunden habe und verliebt war, war für mich die Entscheidung gefallen.
Bei Studio Ninja gefällt mir ebenfalls das Design sehr gut – wobei das ja nebensächlich ist – und vor allem, dass man hier auch Fragebogen und Verträge für die Kunden erstellen kann. Das geht (aktuell) bei Kreativ.Management noch nicht. Ist für mich nicht weiter schlimm, aber das ist schon cool hier.
Leider waren diese Verträge bzw. Fragebogen auch alle auf Englisch. Klar kann man die Fragen auf Deutsch umschreiben, aber die gesamte Oberfläche, wo das Brautpaar dies online ausfüllen konnte, war wieder Englisch. Sehr schade, dass es hier einfach keine Anpassungsmöglichkeiten gegeben hat.
Da ich das Programm vor dem 25. Mai 2018 (der DSGVO-Deadline) getestet habe, weiß ich nicht, ob und wie man mit denen einen ADV Vertrag abschließen kann. Müsste man einfach nachfragen.
Ansonsten ist Studio Ninja auch sehr einfach und intuitive zu bedienen und auf den ersten Blick ein super CRM System – wenn Englisch kein Problem darstellt.
Kreativ.Management – passende Software für alle kreativen Dienstleister
Schlussendlich habe ich dann zu der Software Kreativ.Management gewechselt. Es war schon ein bisschen Arbeit mich dort einzurichten. Also hab ich mir erst einmal ein paar Shootingfreie Tage gegönnt um da reinzukommen. Aber so war es wie bei jeder Software zu vor, wo man anfangs mehr Arbeit reinstecken muss, Daten ausfüllen muss, sich halt einfach alles aneignet… Wie beim 10 Fingersystem halt. Aber gott sei dank ist der Support dort einfach großartig und super schnell. Sie bieten auch einen unverbindlichen, kostenlosen Einrichtungsservice an. Da die Software relativ neu am Markt ist, sind teilweise noch kleine Fehler drin. Nichts Gröberes, nur zb beim Texteditor und der Formatierung. Das hält ein bisschen auf. Aber die Entwickler sind sehr bemüht und entwickeln sie ständig weiter. Und!! sie ist vor allem nur für den deutschsprachigen Raum. Also deutsche Buttons, deutscher Support, berücksichtigte DSGVO und vor allem richtige Rechnungen. Ich nutze die Rechnung zum Beantworten meiner Emailanfragen – also ich lade dort das ganze Postfach hinein. Leider braucht die Seite dabei ein wenig zu Laden. Als ich nachgefragt habe, warum das so ist, meinten sie, weil sie die ganzen Daten nicht speichern können – das wäre zu groß oder so. Andere Softwaren bieten diese Funktion daher von grund auf gar nicht an.
Ok, ist halt so. Was ich noch ganz besonders liebe, ist das Zero Inbox System – also Email bearbeiten und archivieren – aus dem Augen aus dem Sinn. Und die Statuse (gibts das Wort überhaupt?) meiner Aufträge – so weiß ich bei den vielen Fotoshootings einfach was gerade ansteht und noch bearbeitet werden muss.
Ich nutze auch sehr gerne die Email Tracking (um zu sehen ob meine Emails eh nicht im Spam landen!) und ToDoFunktion, somit weiß ich einfach immer den aktuellen Stand der Dinge.
Diese ToDos sind selbst zu definieren und sind ein Set von Arbeitsschritten, die immer wieder in gleicher Form abzuarbeiten sind. Beispielsweise kann bei einer Kundenanfrage folgendes definiert sein: Angebot senden, Fotoshooting Termin vereinbaren, Kleiderguide senden, Bilder bearbeiten usw…
Diese Schritte werden alle mit einem Mausklick hinzugefügt und erscheinen passend in der täglichen To-Do-Liste. Ich habe noch diverse Workflows angelegt für Fotoshootings, Hochzeiten oder Hochzeitsalben bei denen überall gewisse Unterschiede bestehen.
Gerade Dinge wie, ans Nachfragen erinnert zu werden, oder daran, dem Kunden 2-3 Wochen vorher noch einen Kleiderguide zuzusenden oder die Fotostudioadresse, sind Sachen die ich im Trubel des Alltags schnell vergesse.
Neu dazu gekommen ist die Rechnungsfunktion. Das finde ich gut, weil ich mir so jetzt wieder ein weiteres Rechnungsprogramm endlich sparen kann. Bis jetzt habe ich Sevdesk benutzt, werde von nun an aber auch meine Rechnungen bei Kreativ.Management schreiben.
Neben Vorlagen für Angebote oder Rechnungen verwalten, kann Kreativ.Management auch Textvorlagen für E-Mails abspeichern und Personen zuordnen und natürlich einen Kalender verwalten. Bei ein paar Dingen habe ich zwar wie gesagt schon den ein oder anderen kleinen Fehler entdeckt, aber allesamt Sachen, die mich nicht wirklich stören. Besonders klasse finde ich die die große Zahl an Video-Tutorials, die einem gut helfen, die Software und einzelne Aspekte besser zu verstehen und zu lernen.
Wenn du also dein Fotografen Management besser unter den Hut bekommen willst, besser organisiert und strukturiert sein möchtest, dann kann ich dir eine Software für deinen Büroalltag jedenfalls nur empfehlen. Nach meiner Erfahrung ist für mich persönlich momentan das Programm Kreativ.Management die beste Wahl.
